采购中的变更管理需要强大的计划

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实现新的采购工具和解决方案可能是昂贵的。利用强大的变更管理流程和正确的基础设施来实施更改可以帮助您优化您的数字投资,以推动员工和供应商生态系统的无摩擦采购。

你最后一次尝试过一些复杂的DIY任务是什么时候?我的钱是去年的一段时间 - 并且善于给予它。

但是让我问你这件事 - 你是否将你的DIY奥德赛基于一个计划,或者你只是翅膀吗?再次,这可能是一个安全的打赌,说你在你开始任何事情之前有一个计划。毕竟,很少有人在不知道他们正在做的事情 - 我希望,很少有人在他们的墙壁上发出洞穴 - 我希望。

与任何DIY努力一样,采购中的成功变革管理计划需要一个坚定的计划,可以在整理线上安全地将其送到。这些计划实施新的工作方式和利用新技术和流程来建立更有效的操作。

但是,一旦计划结束,您如何确保更改继续?有一件事经常被忽视的是影响力量变化和船上的变革管理计划 - 来自客户和供应商的角度。

实际变革管理at-a-glance

借鉴金融服务组织执行的阿巴巴实施的例子。虽然初始变更管理努力集中在船上,但该实施没有解决客户所需的持续用户更改要求。许多日常工作仍在手动使用Outlook等工具进行执行。所有这一切都结合起来创造一个脱节的经验,增加了成本,努力和循环时间,同时减少了员工满意度。

为了解决这个问题,Capgemini被带入支持使用阿里巴新平台时遇到问题的用户。我们知道如果我们从这些实施努力中孤立,我们将难以从实施中驾驶所需的合规性和价值,这最终会影响客户的商业案例。

为解决这些挑战,我们与客户的实施团队密切合作,以开发支持功能和流程:

  • 为使用Ariba平台提供对最终用户的支持
  • 推回非目录请求以推动合规性
  • 确定了用户培训需求并通知客户端。

无摩擦的旅程

这种方法导致交付端到端的工具,以处理所有客户端的需求,同时保持其供应商在循环中。Ariba的“类似Facebook的”帐户网络使供应商能够准确地控制客户的帐户中的发票,提供完整的流程透明度并确保客户未通过人为错误丢失的发票收取额外费用。

反过来,这导致采购订单(PO)合规性提高了90%,客户的成本和努力显着降低,同时增加了整个供应链的员工经验。

此外,供应商现在更熟悉该过程,职责和系统的能力,这些功能已经创造了更多无摩擦的采购过程- 提供更高的可见性,改进数据检索和增强的报告。

改变管理成功因素

在这一点上,你可能会问自己 - “如果这个金融服务组织的变革管理进程为他们工作,为什么它还没有为我工作?”

以下是我对执行成功更改管理计划的建议:

  • 设计特殊过程- 计划您的流程以满足您的目标。考虑您的系统实现以及最终用户将如何并排采用流程 - 不孤立。设计不足或不符合最终用户需求的流程使采用困难。例如,如果您的转型工作包括与多个利益相关者和供应商互动的模块,则需要了解这些模块如何在转换之前了解和感受,以便优化益处
  • 确定合适的通信频道- 与您的通信团队的持续合作突出了到达目标群体的最佳方式。虽然互动内容仍然有效地获得最终用户的注意,但成功完全取决于您的沟通经理及其团队,透明地共同努力,为工作选择正确的沟通渠道
  • 通过工艺标准化推动采用- 利用现有的标准化规则来实现新技术,以防止旧习惯阻碍转移到新工具的工作流程的积极结果
  • 展示对您的利益相关者的好处 -正确实现的工具可以减少发票成本并提高过程透明度。这样的福利鼓励供应商告诉他们的客户使用类似的系统,这导致降低成本,人为错误的减少,并增强了董事会的信心和透明度。

更改在项目结束时不应该停止 - 需要通过最终用户支持功能不断加强,这应该提供在驾驶过程合规性同时保持更改所需的适当培训和加固。

最重要的是,改变是一种不革命的演变。它需要时间,耐心和努力,建立一个真正持久的东西,你可以为未来几年感到骄傲。对它有良好的一些东西,可以适应它发现自己的任何环境。

超越初步实施

数字化和投资最新技术可以提供很多机会,但您不应该忽视与您每天新的工作方式互动的人。计划良好的工具实现仅是从数字转换获得最大值的第一步。强大的支持功能和合规性管理过程同样重要。这意味着确保您的员工和供应商在所有新技术训练有素,并确保他们理解这款团队和日常工作环境的利益。

更改管理远远超出了初始实施 - 在程序本身结束后,额外的价值在额外的价值。和DIY条款?这就像一个建造的露台甲板,即使是最恶劣的冬天也是为了生存,而不是一个脆弱的木结构,即使你的孩子知道不安全也是不安全的。

学习Capgemini的数字采购服务提议最大限度地提高您的数字投资,可在您的采购功能上推动合规性和控制,请联系:renata.rybak-pazdur@capgemini.com.

Capgemini发明的数字采购研究2020-2021,其中包含来自众多项目的最佳实践学习以及全球30多个采购解决方案提供商的全面市场概况。

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Renata Rybak-Pazdur与全球公司合作采购到支付地区,重点是采购业务。目前,她负责在EMEA和美国地区的Capgemini客户提供的采购服务交付,在那里她侧重于转型和标准化进程。

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